ビジネス旅行者にiPhone経費アプリが必要な7つの理由

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出張は休暇とは大きく異なります。出張では、遠く離れた都市を訪れ、新しい人々と出会い、心からの楽しみを味わえるかもしれませんが、同時に仕事もこなさなければならず、重要な会議に遅れてしまうかもしれない遅延を心配し、ホテルの部屋を出る時には身だしなみを整え、出張にかかる費用をすべて管理しなければなりません。

ストレス要因の中で、経費の記録をとって払い戻しを申請したり、会社のクレジットカードでの支払い理由を説明したりすることは、それほどストレスには思えないかもしれません。実際、ほとんどの場合、そうではありません（高額の領収書を紛失したり、通常とは異なる請求を正当化したりしない限り）。しかし、これは人為的なミスや間違いが起こりやすい、退屈で単調な作業であることは少なくありません。

世の中には数多くの iOS 経費追跡アプリが存在しますが、そのうちの 1 つに投資する十分な理由がいくつかあります。

モバイル経費報告会社ExpenseCloudのCEO兼創設者であるエリック・シコラ氏によると、経費アプリの利用には7つの重要なメリットがあるとのこと。Mashableへの寄稿で、シコラ氏はこれらのメリットと、それが雇用主や財務部門にどのように役立つかを解説しています。

これらのメリットはすべてビジネス旅行者にも当てはまります。ここでは、出張の多い従業員の視点から、これらのメリットについてお話ししたいと思います。

人為的ミスを排除– 人為的ミスはどんなシステムにも潜み得ます。細かい点の見落とし、計算ミス、手書きの乱れなどがその例です。アプリや電子申請システムを導入すれば、こうした懸念を回避できます。特に、iPhoneのカメラを使ってレシートを撮影するアプリは効果的です。
経費ポリシーの適用– 支出ルールを設定できるアプリを使えば、会社が負担しない請求や購入を防ぐことができます。これにより、帰宅後にその点について議論する時間を節約できるだけでなく、さらに重要な点として、会社が負担しない経費を節約できます。
クレジットカードの請求額を迅速に照合– 電子記録は、会社の会計システムと連携していれば非常に便利です。クレジットカードの請求額と経費を紐付けるプロセスが効率化されるからです。そのようなワークフローがなくても、明確で検索可能な経費記録があれば、数週間後、あるいは数ヶ月後に請求について尋ねられた際に、請求内容を説明できるようになります。経費、出張、そして商品やサービスを購入する必要があった理由など、詳細な情報をすべて把握できます。
支出をより良く分析する– 出張が増えるほど、旅行をできるだけスムーズに進めたいと思うようになります。個人的な経費だけでなく、会社の経費も含めて支出を分析することで、より賢く、より安価に旅行を計画し、予約する方法が見つかります。
ワークフローを拡張– 会社の会計システムによっては、レポートを作成（または手書きで記入）することなく、iPhoneから会計システムに経費データを同期するだけで済む場合があります。それができない場合でも、ほとんどの経費追跡アプリは、印刷またはメールで送信できるレポートを簡単に出力できます。
IRS記録をデジタルで提出する– これは、年末の財務部門の会計士の負担を軽減するだけでなく、納税申告の際にも役立ちます。確定申告では控除されない業務関連の経費を、多くの場合、控除対象として申告できます。簡単に使える記録があれば、そのプロセスは大幅に楽になります。
従業員にモバイルの柔軟性を提供– 経費の追跡と提出方法に関しては、結局のところ、様々な選択肢があります。経費追跡に特化したiOSアプリが数多く存在するため、ニーズとワークスタイルに最適なものを選ぶことができます。結局のところ、ITのコンシューマライゼーションとはまさにこのことなのです。