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メールの受信トレイはタスク管理には最悪だと言う人がいますが、私はそうは思いません。むしろ最適な場所だと思います。そもそも、私のタスクのほとんどはメールで届きますし、情報共有ができるアプリならメールで共有できます。重要な情報を2か所に分けて管理するために、わざわざ別のアプリで操作するよりも、1か所で簡単に管理できるのではないでしょうか。

OmniFocusを捨てて以来、まさにこれを実践しています。もうどれくらい前だったか覚えていないくらい昔のことですが。普段使っているニュースアプリやブラウジングアプリに少し手を加えるだけで、受信トレイをちゃんとしたユニバーサルタスクリストに変えることができます。やり方は以下のとおりです。

このチュートリアルでは、メールアカウント、Mr. Reader（RSSニュース記事用）、Twitterrific、Drafts、そしてシンプルなメールルールを使って、裏で整理整頓します。様々な機能でカスタマイズすることも可能ですが、コアシステムは堅牢かつ柔軟です。先ほども述べたように、私は数ヶ月間使っていますが、これまで試したどのツールよりも断然優れています。

電子メールはどこにでもあるので、タスク リストを保存するのに最適な場所です。

複数のプロジェクトを運用したり、メタデータやGTDコンテキストに特別なニーズがある場合は、OmniFocusやThingsのようなツールを使うのが良いかもしれません。しかし、私のメールベースのシステムがどれほど幅広い用途に対応できるか、きっと驚かれることでしょう。

まず、私がどのようなものを保存しているかを説明しておくと良いかもしれません。私はハードウェア、ガジェット、アプリについて書いているので、仕事用のメールボックスには、記事を書きたいものはすべて保存しています。これらの情報は、通常のメール、RSS、Twitterなど、どこからでも届きます。さらに、このアドレスにメモを直接送信する「下書き」アクションも用意しているので、実世界で見つけたものについてのリマインダーを自分に送ることができます。

ファストメール

ルール

私はFastmailを使っています。オーストラリアの会社なので、国家安全保障局（NSA）とその諜報機関の管轄外ですが、一番の理由は「最高」だからです。ウェブメールのインターフェースは多くのネイティブアプリよりも優れています（iOSでは95%の時間をウェブメールを使っています。それほど優れています）。それに、処理速度も速いです。GmailのタグやIFTTTとの連携といった便利な機能は使えなくなりますが、それだけの価値はあります。

Fastmail は Gmail を圧倒しています。

受信トレイを整理整頓するために、ToDoリスト用の特別なメールフォルダを使っています。以前はOmniFocusと一緒に使っていたので「Omni」という名前にしています。わざわざ変更する必要はないでしょう。普通のメールボックスなので、そのまま設定して、どのメールサービスを使っていても、以下のようなルールを作成してください。

これにより、Omni アドレスに送信されたすべての電子メール (通常の通常の電子メール アドレスと異なるものであれば何でもかまいません) が取得され、受信トレイをスキップして Omni フォルダーに保存されます。

これで設定はほぼ完了です。あと（ちょっと分かりにくいですが）「To-do」という別のルールも使っていて、これは仕事以外のリマインダーに使っています。このルールは好きなだけ作って、メールごとに振り分けることができます。ただ、あまりにも複雑なので、タスク管理アプリを使った方が楽かもしれません。

注意：これはサーバー側で行うのが最適です。つまり、ルールはメールサービスのサーバー上で実行され、ユーザーが確認する前にファイリングが完了します。メールアプリでメールルールを使用することもできますが、Macの電源が入っているときにのみ実行されます。サーバー側ルールを使用すれば、Macを必要とせず、iPhoneだけでこのシステム全体を利用できます。

ファイリング

普段の受信メールをチェックしているときに、関連するメッセージをOmniメールボックスに追加するだけです。Mac OS X Mailではキーボードショートカットを使ってこれを行うこともできますが、私はiPadのFastmailのウェブインターフェースで行っています。操作が速くて簡単だからです。

RSS

Mr. Readerは、私がRSSフィードリーダーとして愛用している理由が2つあります。まず、動作が速く、とにかく使いやすいことです。次に、様々なカスタムアクションを追加できることです。記事をPocketやiPadの他のアプリに送信することもできますが、私がMr. Readerを使っているのは、まさにメールです。

記事全体を3回のタップでメールで送信できるカスタムアクションを設定しています。1回目は共有メニューを開き、2回目はOmniサービスを選択し、3回目は作成したメールを送信するだけです。とても簡単です。これはルールで、こちらからインストールすることもできます。

これはアクションに挿入する必要があるコードです。メールクライアントで適切に表示されるよう、HTMLメールで送信するように設定してください。

<a href "[URL]">[SOURCE]</a> <br>
<br>
[TEXT] [URL]

ソースURLも記載しているので、投稿で適切な出典を明記するためにリンクをコピーしておくのに便利です。お好みに合わせて調整してください。

このアクションを使用すると、RSS エントリとまったく同じように見える完全な HTML で任意の記事を Omni 受信トレイにすばやく送信し、後で書き込む準備ができます。

ツイッター

Twitterとの連携は「その他すべて」のカテゴリーの一例です。つまり、ツイートを特定のアドレスにメールで送信するだけで、メールルールが整理してくれます。

この部分については、アドレス帳にメールアドレスを登録しておくと簡単になるという点を除けば、特に難しいことはありません。手動で数回タップするだけで、iOSが自動的に記憶してくれます。

iOS 設定でキーボード ショートカットとして電子メール アドレスを追加しておくのも賢い方法です。そうすれば、iPad や iPhone のどこにいても、数文字を入力するだけで全体が展開されます。

ドラフト

Draftsは実に多機能で、ほぼどこからでもテキストを取得して、ほぼどこにでも送信できます。今回は、Omniのメールボックスアドレスにちょっとしたメールを送信するというシンプルな用途に使っています。

下書きを開くと空のテキストフィールドが表示されるので、そこに文章を入力または貼り付け、共有ボタンを押して送信先のサービスを選択します。私のカスタムメールアクションは「OmniMail」（驚きですね！）という名前で、以下のように設定されています。

件名は事前に設定できますが、私は本文の1行目に設定しています。また、メールはバックグラウンドで送信するように設定しています。アプリに内蔵されているメールサーバーを利用するので、毎回ポップオーバーのメールシートを開いて送信ボタンを押す手間が省けます。これはMr. Readerにも役立つ機能だと思います。

メールの取り扱い

この部分についてはお手伝いできません。専用のメールボックスを使えるように、頻繁に確認するようにしてください。私はOmniメールボックスで生活していて、受信トレイよりもそちらで過ごす時間の方が長いです。でも、先ほど言ったもう一つのToDo用メールボックスはどうですか？あそこはほとんど見ません。

この点では、私の方法は他のToDoシステムとほとんど同じで、実際に常に把握しておかなければなりません。しかし、それ以外の点では、少なくとも私にとっては、私の方法の方が優れています。私が今まで使ってきたすべてのメールアプリとすべてのウェブブラウザに入っています。動作も速く、タスクがメールにあるかタスクマネージャーアプリにあるかなど、心配する必要もありません。

実際、メンテナンスはほとんど必要ありません。タスクを保存して、実行するだけです。

皮肉なことに、CoMでの仕事の重点をより多くの機能の開発に移したばかりなので、プロジェクトを管理する方法が必要になりました。Fastmailではプロジェクトごとに新しいフォルダを作成するのは簡単です（Gmailではラベルを使えばさらに簡単です）。しかし、自動ファイリングには新しいプロジェクトごとに特別なルールが必要になり、管理が大変です。

何かアイデアがあれば、Twitterでご連絡ください。また、一般的なフィードバックもTwitterが最適です。